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法規內容

法規名稱: 行政院農業委員會農業金融局檔案管理作業要點
公發布日: 民國 0 年 00 月 00 日
修正日期: 民國 96 年 04 月 03 日
發文字號: 農金秘字第0965097546號
法規體系: 農業金融
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一、行政院農業委員會農業金融局(以下簡稱本局)為檔案管理需要,加
    強檔案管理效能,依行政院農業委員會檔案管理作業須知第四十點規
    定,訂定本要點。


二、本局發文案件由文書單位於發文後,每日逐案彙齊,並列印發文歸檔
    清單一式二份,送檔案管理單位點收;存查案件則由各業務承辦單位
    每日逐案彙齊,並列印存查歸檔清單一式二份,送檔案管理單位點收
    。檔案管理單位於點收後,一份留存,另一份退回文書單位或業務承
    辦單位備查。其有特殊情形不克於當日歸檔者,至遲應於五日內併同
    歸檔清單送交檔案管理單位辦理歸檔。


三、承辦單位如有延後歸檔之必要,應簽請權責長官核准後,知會檔案管
    理人員。


四、辦畢案件未於規定期限內歸檔者,檔案管理人員應定期製作「逾期未
    歸檔案件稽催單」,經簽請權責長官核閱後,辦理歸檔案件稽催;承
    辦人員如仍未依限歸檔者,檔案管理人員應簽請權責長官處理。


五、歸檔案件應以原本歸檔,其有附件者,每一種以一份為限。附件裝訂
    應於原本之後,如有不便裝訂之附件,得另行存置。檔案附件另行存
    置時,檔案管理人員應在附件上註明檔案文號、分類號、保存年限及
    附件序號,並在原本附件欄註明附件另存序號,並於原檔案卷目次表
    註明媒體型式、數量及附件存放位置。


六、未以原本歸檔者,應由承辦單位說明原本去向或無法以原本歸檔原因
    ,簽請權責長官核准後,方得辦理歸檔。


七、歸檔案件應由承辦人員依下列規定逐件編寫頁碼:
(一)頁碼之編寫包括本文及附件,先編本文,次編附件,依文件產生時
      間先後順序,早者在下,晚者在上,由上而下依序編寫。
(二)簽稿併陳案件,依序以簽呈、文稿及來文之順序編寫;附件則各依
      其後連續為之。
(三)附件為書籍型式、難以拆訂或另行存置歸檔者,免併本文連續編寫
      頁碼。
(四)編寫方式應以鉛筆書寫於每頁右下角,文件為雙面書寫或列印者,
      反面則書寫於左下角,並請於首頁書寫總頁數。


八、檔案管理人員對下列不符合歸檔範圍之物品,應退回承辦單位:
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品
      。
(四)其他易變質而不適長期保存之物品。


九、機密文書歸檔時,承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封,並確實填
    寫封套上收發來文字號、單位名稱、案由或案名、年度、案卷內文件
    起迄日期、頁數、件數、附件數、機密等級、保密期限或解密條件、
    分類號及保存年限等,並於封面承辦人欄內及封口處簽章,經單位主
    管簽核後,送交檔案管理人員辦理歸檔,但案由或案名得以代碼或代
    名表示。
    檔案管理人員於確認機密檔案歸檔無誤後,應於歸檔清單及機密檔案
    專用封套封面加蓋點收章備查。


十、歸檔案件有下列情形無法點收者,檔案管理人員應於歸檔送出清單上
    註記原因後,退還承辦單位或文書單位補正,再依歸檔程序送交檔案
    管理人員重新辦理點收:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
(二)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
(三)案件未編列文號或文號有誤者。
(四)案件未填註保存年限或分類號者。
(五)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
(六)案件與歸檔清單之登載不符者。
(七)案件未能以原本歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
(八)未填列分類號、保存年限或填列錯誤。
(九)業務承辦單位電腦登錄錯誤。
(十)機密檔案未以專用封套密封或專用封套封口未加蓋印章或封面填註
      不完整或「承辦人」、「單位主管」欄內未簽章。


十一、檔案之保存年限應依業務性質及參考價值,區分為永久保存或定期
      保存。


十二、本局依「機關檔案保存年限及銷毀辦法」之規定訂定「本局檔案分
      類及保存年限區分表」(以下簡稱檔案區分表),經簽奉機關首長
      核准,並函請行政院農業委員會轉送檔案管理局審核後施行。各單
      位歸檔案件均應由承辦人員依檔案區分表對照填列檔案分類號及保
      存年限。


十三、歸檔案件無專屬類目或涉及兩類目以上者,應視其性質或較常用、
      較重要等特性歸入較適當之層級類目;必要時,歸入涵蓋較廣或上
      一層級類目。如該類目案件過多,檔案管理人員宜註記性質相同之
      各案件於檔案區分表。重要案件以一事一案為原則,根據檔案內容
      及未來發展情形,決定案名,性質相同之檔案,應併於同一案名處
      理。


十四、檔案區分表應至少每十年檢討一次,並得視機關組織、業務或檔案
      保存年限等之更動情形,彙整相關註記資料,作為修正之依據。


十五、檔案管理人員應就檔案之內容及性質,依機關檔案編目規範著錄整
      理後,製成檔案目錄。


十六、檔案經整理立卷後,依檔號大小順序,小者在左,大者在右,由左
      至右,由上至下直立排列原則上架。


十七、機密檔案應與一般檔案分別存放,複製品之存放亦同,並使用機密
      檔案櫃存放。


十八、檔案保管場所宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可
      ,不得擅自進出。


十九、檔案庫房應設置防盜門禁、監視、消防安全、空調及除濕設備,並
      定期施以消毒,常保持環境清潔。


二十、檔案庫房內禁止吸菸、飲食、儲存食物或植養生物,並嚴禁使用或
      存放易燃、易爆及危險物品。


二十一、借調或調用檔案者,得先自行查詢文號等相關檔案紀錄,確認其
        借調檔案範圍,依調案申請程序辦理調案。檔案經掃描儲存成電
        子檔者,調案人得於權限內自行上線閱覽影像,非有必要,借調
        時應避免使用檔案原本。


二十二、借調檔案以與承辦業務有關者為限;因業務需要,借調非主管案
        件時,應送會承辦業務主管同意或簽請權責長官核准。


二十三、他機關借調或依法有權調閱檔案者,應備函載明調用目的及借調
        期間等提出申請,依法有權調閱檔案者應另載明法律依據,經本
        局相關承辦單位簽請權責長官核准後,依本局調案程序辦理。


二十四、借調紙本檔案以案件或案卷為單位,由調案人上線進入檔案管理
        系統借調申請作業輸入公文文號查詢,確認借調檔案再輸入申請
        原因列印調案單,載明下列事項,經依規定程序簽奉核准後,送
        檔案管理單位辦理調案:
    (一)調案人姓名及單位。
    (二)文號及檔號。
    (三)案由或案名。
    (四)調案申請日期。


二十五、借調之檔案檢出後,檔案管理人員應交予調案人或其代理人逐件
        清點,並請調案人於二聯式調案單上簽收;調案人或其代理人還
        卷時,檔案管理人員於調案紀錄單上註記歸還日期,一聯退回調
        案人,一聯由檔案管理單位備查。


二十六、調案人對借調或調用之檔案應妥慎保管,不得有遺失、轉借、轉
        抄,或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等
        破壞或變更檔案內容之情事。


二十七、借調檔案期限之計算,本機關以調案領取日之翌日起算,一般檔
        案期限十五日、機密檔案期限七日為「應歸還日期」,並註記於
        調案單,調案人於屆期如需繼續使用,應提出展期申請,並經權
        責長官核准,始得延長借調,展期次數以三次為限,超過三次,
        仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。檔案
        管理單位如有需用,得隨時催還。
        他機關借調檔案期限則依審核公函註明期間為準。


二十八、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催,經洽催
        三次仍未歸還時,應簽請機關權責長官處理。


二十九、機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,調、離職
        人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。


三十、調案人歸還機密檔案時,應會同業務承辦人員檢視內容無誤後,依
      規定裝封,並在專用封套上簽章後密封,並加註歸還日期後歸還。
      檔案管理人員應當場確認封套是否依規定密封,並檢視封套上是否
      填具應記載事項,以確保檔案之完整性。如未密封或未完整記載,
      應即通知調案人改善,並於調案紀錄上註記歸還日期。


三十一、業務承辦單位應依規定主動辦理機密檔案機密等級之變更或解密
        事宜。檔案管理單位應定期清查機密檔案,清查時,得請業務承
        辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。


三十二、機密檔案經解密,即依一般檔案管理。


三十三、已屆滿保存年限之機密檔案,於銷毀前應先完成解密程序。


三十四、檔案管理單位應就所保管檔案,每年至少進行一次檔案清查作業
        ,以利辦理後續銷毀、移轉或為其他必要之處理。


三十五、檔案清查完畢,應依清查結果作成檔案清查報告書,並檢附「檔
        案盤點清單」等附件,陳報長官核閱。


三十六、檔案管理單位應就每年清查完成或經由檔案管理資訊系統檢出已
        屆保存年限之檔案,依檔案管理局規定之格式製作擬銷毀檔案目
        錄,送會相關業務單位表示意見,各單位認有延長保存年限之必
        要者,應簽註延長年限及具體理由,並送權責長官核准後,由檔
        案管理單位據以制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄,函送檔案管
        理局審核後執行銷毀。


三十七、檔案管理單位應就每年清查完成之檔案,整理屆臨移轉年限之永
        久保存檔案,檔案移轉以案卷為單位,其移轉期限之計算,以案
        卷內文件產生之日最晚者為準;凡屆滿二十五年者,應於次年移
        轉檔案管理局管理。


三十八、本要點未規定事項,依檔案法及其相關法規處理;檔案法及其相
        關法規未規定者,依其他法令處理。