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法規內容

法規名稱: 廢/停行政院農業委員會水土保持局維護公務機密作業要點
公發布日: 民國 94 年 10 月 24 日
廢止/停止適用日期: 民國 106 年 08 月 16 日
發文字號: 水保政字第1061851886號 函
法規體系: 水土保持
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一、行政院農業委員會水土保持局(以下簡稱本局)為落實公務機密維護
    及資訊安全管理工作,依據「國家機密保護法」及其施行細則、機密
    檔案管理辦法、文書處理手冊、行政院及所屬各機關資訊安全管理要
    點、政風機構維護公務機密作業要點等規定,訂定本要點。


二、訂定公務機密維護規定:
    依本局業務特性及實際需要,由政風室會同相關單位訂定公務機密維
    護規定,簽奉首長核定後據以切實執行,以提昇員工保密觀念,強化
    保密作為,確保公務機密安全。


三、公務機密維護宣導:
(一)結合本局環境狀況、業務特性及員工需要等,配合實際發生案例,
      以生動、活潑、柔性、寓教於樂方式,加強保密宣導,其具體作法
      如下:
      1.編輯刊物:利用期刊、小冊、單頁宣導資料,適時分發宣導。
      2.專題演講:邀請專家學者,利用集會場合,以演講、座談、專題
        報告方式辦理。
      3.訓練講習:針對承辦、接觸機密業務人員,適時舉辦保密工作訓
        練或講習,以加強員工對保密認知。
      4.聯歡活動:利用各種聯歡活動穿插有獎徵答活動。
(二)公務機密維護宣導之內容如下:
      1.公務機密維護相關法規。
      2.公務機密維護專業知識及實務作法。
      3.公務機密維護工作現存缺失檢討及策進作為。
      4.洩密或違反保密規定案件之處置、檢討研析及補救措施。


四、機密文書維護措施:
(一)機密文書維護:
      機密文書處理如收發、登記、分發、簽辦、會稿、繕校、打字、裝
      訂、用印、傳遞、保管歸檔、移交、銷燬、印刷、複製等程序應採
      保密措施,其原則如下:
      1.專責處理:使用專用封套並指定業務相關人員專責處理。
      2.減少層次:儘量減少處理過程之層次或參與人員。
      3.限制分發:機密資料分發限於必須獲得或知悉機密資料人員。
      4.妥慎傳送:視機密等級、傳遞地區,應依由承辦人親自或密封交
        遞,其送請譯繕及送回時亦同。
      5.安全保管:機密文書之保存與管理,應依規定妥慎辦理,非經首
        長或其授權之主管人員核准不得攜離辦公處所及抄送其他機關或
        單位。
      6.徹底銷燬:廢棄之機密稿件或文書,應指派專人監督徹底銷燬。
(二)機密文書區分為「國家機密文書」及「一般公務機密文書」。「國
      家機密文書」區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」三級;
      「一般公務機密文書」列為「密」等級。
(三)各種機密文書應依國家機密保護法及其施行細則「文書處理手冊」
      及其他相關法規,區分機密等級。檔案管理單位每年應定期會同政
      風室及有關單位清查機密文件一次,檢討需否「變更機密等級」、
      「繼續保密」、「解密」等情形,並依規定辦理變更、解密、銷燬
      手續。


五、本局資訊安全管理事項應依據「行政院及所屬各機關資訊安全管理要
    點」辦理,有關電腦資訊機密維護,應輔以下列措施:
(一)有關資料之輸出入,均應建立識別碼或通行碼等管制制度,並應視
      需要經常更新。
(二)連線作業管制使用終端機設備與其他機關主機連線作業者,應報請
      權責單位核准後,給與編號列入管制,並於系統中限制其可運用之
      範圍。
(三)資訊檔案應建立資訊檔案管理制度,分級管理,具機密性質資料,
      應依規定加註機密屬性,輸出之機密性報表,亦同。
(四)個人電腦管制機密資料以硬碟或磁碟片錄製檔案者,應加設資料存
      取控制。
(五)儲存機密資料之磁碟片指定專人管理,每日詳實紀錄調借使用情形
      ,定期清點數量,並應利用防潮箱(櫃)存放,平日應上鎖妥慎保
      管。
(六)硬體介面卡及軟體程式作業,經權責主管核可後由資訊人員實施,
      非經資訊人員同意,不得擅自更動介面卡及修改程式。
(七)一般事務性 (附有記憶性功能 )機器(例如電腦、影印機及傳真機
      等)維修流程如下:
      1.設備使用人先行備份「硬碟機密資料」並向秘書室申請維修;無
        法備份時,應告知資訊人員協助。
      2.由資訊人員先行初步維修及判定是否需要送修。
      3.若需送修,資訊人員應確認『硬碟機密資料』無洩密之虞時,再
        交由秘書室進行送修手續。
      4.資訊人員填寫送修紀錄。
(八)一般事務性(附有記憶性功能)機器報廢流程如下:
      1.設備使用人先行備份「硬碟機密資料」並向秘書室申請辦理報廢
        ;無法備份時,應告知資訊人員協助。
      2.資訊人員應會同政風室確認該設備「硬碟機密資料」完全清除後
        ,再交由秘書室進行報廢手續。
      3.資訊人員填寫銷毀紀錄。
(九)每半年由政風室會同綜合企劃組資訊管理科辦理資訊安全稽核一次。


六、本局召開涉及機密性質之會議,應依下列規定辦理:
(一)會議議事範圍涉及機密事項者,應事先核定機密等級,並由主席或
      指定人員在會議開始及終結時口頭宣布。
(二)會議會場應選擇環境單純或有隔音設備處所舉行,會議召開前,承
      辦單位應確實檢視會場陳設與週邊,防止竊聽情事發生。
(三)對參與人員資格嚴予審查,會議資料應予編號,並由與會人員簽收
      ,會後文件資料收回,會議機密未經許可,不得抄錄、攝影、錄音
      及以其他方式保存會議內容或對外傳輸現場影音。
(四)會議結束後,須派專人清理會場,對遺棄之文件或廢紙,應回收絞
      碎或作妥善之處理。


七、對本局需專案保密事項,政風室認為應予保密或有洩密跡象者,應協
    調業務主管單位以秘密方式舉行,由政風室會同訂定專案保密計畫據
    以執行,並針對執行情形提出檢討與具體建議,專案保密事項之範圍
    如下:
(一)重大營繕採購工程招標事項。
(二)維持各種甄試之公平競爭措施。
(三)人事甄審、人事考績評議之過程。
(四)重要之評選或遴選作業須保密之事項。
(五)審核水土保持計畫案須保密之事項。
(六)其他須保密之重大施政措施。


八、一般保密事項規定如下:
(一)秘書室於公餘時間僱用外人在本局修繕、佈置或處理雜物時,承辦
      人員應在旁監督,以防重要文件流失。
(二)各單位員工對本局任何公文書,除經特許公開者外,應遵守公務人
      員服務法第四條之規定,絕對保守機密,不得洩漏。
(三)接待來賓時,主辦單位對於簡報或說明,應事先審查,內容避免提
      及機密事項,以防洩密。
(四)大陸人士來局參訪,應事先將行程知會政風室,參訪地點及提供之
      資料應詳加審濾,避免洩密。
(五)各單位認具有政策性、重要性的新聞稿,以本局名義發布時,應簽
      報局長核定後由發言人對外發布。
(六)下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內
      並即加鎖,電腦應設定螢幕保護密碼或關機。
(七)辦理機密文書人員發現或判斷可能受理或保管之機密文件已洩漏、
      遺失時,應即報告主管會同政風室查明處理,並即採行必要之補救
      措施。
(八)針對本局局長、副局長之辦公室或住居所、會議室等場所,政風室
      得視需要經當事人同意後,規劃辦理反竊聽(錄)檢測,或依需求
      報請有關機關提供專案保密裝備。


九、實施保密檢查:
    政風室應會同秘書室、綜合企劃組資訊管理科及相關單位實施公務機
    密維護定期(原則半年檢查 一 次)、不定期檢查。針對本局員工保
    密警覺性、環境及業務特性等狀況,擬訂檢查計畫,簽奉局長核可後
    實施,並就檢查優劣缺失及改進意見提出書面報告,移請相關單位參
    考改進。


十、洩密案件處理:
(一)政風室應結合各單位員工加強發掘涉嫌洩密資料,內容務求詳實完
      整,並設法取得有關證據,瞭解洩密管道,以利查處。
(二)發現違規洩密案件,政風室應即瞭解詳細案情,屬本局之違規洩密
      案件,簽報局長並陳報上級;非屬本局之違規洩密案件,即通知該
      管政風機構處理。
(三)屬本局之違規洩密案件涉及行政責任者,交考績會議處;涉刑事責
      任者,簽報局長核可,函送司法機關處理。
(四)違規洩密案件發生後,在不影響查處原則下,政風室應經局長同意
      後協調業務主管單位研擬必要之補救措施,使可能造成之損害減至
      最低程度,並個案分析洩密原因及管道,以資防範。


十一、執行公務機密維護工作成效卓著員工或單位主管,由政風室簽請局
      長予以獎勵;推行不力致發生洩密情事者,依有關規定處理。