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法規內容

法規名稱: 行政院農業委員會漁業署處理機密文書作業要點
公發布日: 民國 94 年 02 月 05 日
發文字號: 漁政字第0941380046號
法規體系: 漁業
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一、為統一機密文書處理程序,確保公務機密,依據國家機密保護法及施
    行細則等相關規定,特訂定本要點。


二、本署主管機密文書之範圍:
 (一) 學術研究事項: 
      1.尚未公開之科學技術或研究成果。
      2.產學合作協定中應負責守密事項。
 (二) 採購業務事項: 
      1.招標公告前之招標文件。
      2.開標前之領標、投標廠商名稱與家數等相關資料。
      3.決標前之底價。
      4.廠商投標文件。
      5.開標後決標前採行協商措施之審標程序及內容。
      6.採購評選委員會名單 (開始評選後或經全體委員同意公告者,不
        在此限) 。
 (三) 人事管理事項:
      1.有關人事任免、遷調、考核、考績、獎懲尚未發佈者。
      2.有關個人人事資料。
 (四) 資訊管理事項: 
      應行保密事項之電腦資料及程式。
 (五) 政風及維護事項:
      1.貪瀆及其他違法案件在偵 (調) 查中者。
      2.檢舉及交查案件。
 (六) 其他經核定業務暨各項會議決議保密之事項。


三、機密文書之收文:
    總收文人員收到機密文書後,以專用密件公文夾,交辦分文。 
    機密文書承辦單位之單位收發完成簽收後,應立即將機密文書交由單
    位主管處理。


四、機密文書之傳遞: 
 (一) 陳核 (判) 、送會、送繕等流程,「絕對機密」、「極機密」及「
      機密」等級之國家機密文書傳遞,應由承辦人親持;「密」等級之
      一般公務機密文書傳遞,得經由傳遞人員傳遞。
 (二) 傳遞文書,應使用本署專用封套及黃色公文夾。 
 (三) 傳遞「絕對機密」、「極機密」及「機密」等級之國家機密文書,
      應交由指定收件人 (或承辦人) 親自簽收;「密」等級之一般公務
      機密文書,得由單位收發代為簽收。


五、機密文書之簽擬: 
 (一) 「密」等級文書之簽擬,應由業務主管人員親自處理,「機密」等
      級以上文書,宜由機關首長或幕僚長自行處理或指定專人處理。
 (二) 機密文書之處理應儘量減少處理程序,重要案件得以當面密報 (談
      ) 處理。
 (三) 機密文書如非必要,應儘量免用或減少副本,極機密及絕對機密文
      書非經主管核准,不得複製或抄錄。
 (四) 承辦人員於辦畢之案件,應於機密文書專用封套外,詳填其解密條
      件,並加蓋承辦人員職章。
      解密條件:
      1.件於公布時解密。
      2.本件至某年某月某日解密。
      3.本件於工作完成或會議終了時解密。
      4.附件抽存後解密。
      5.其他。


六、機密文書之核判: 
 (一) 「絕對機密」、「極機密」及「機密」等級之國家機密文書,應由
      「國家機密保護法」第七條之相關人員核定;「密」等級之一般公
      務機密文書,應依其權責分層負責。
 (二) 各級主管於核判機密文件時,應對承辦人員所簽擬之機密等級,與
      解密條件審核其是否適當。


七、機密文書之繕製: 
    機密文書應指定專人負責繕打。誤繕或誤印之廢紙,應即時銷燬。


八、機密文書之用印: 
    機密文書應由專人辦理監印業務。


九、機密文書之發文:
 (一) 應由專人處理。 
 (二) 應封裝於雙封套內,內封套左上角應加蓋機密等級,密封後與上下
      封口均加蓋機密等級;外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內
      容之註記。
 (三) 機密文書均以掛號郵件寄發為原則,並於外封套標示清楚,如有時
      間之限制,得交由專人遞送。
 (四) 機密文書不得經由電子公文或傳真方式送達。 
 (五) 機密文書於完成發文流程後,應親交承辦人點收,不得逕送檔案室
      。


十、機密文書之歸檔: 
 (一) 承辦人員在辦理歸檔前,應檢視機密專用封套上是否已加註解密條
      件。
 (二) 單位收發應將彌封過的機密文書按條碼登錄簽收後,並於機密文書
      專用封套外加註歸檔日期,再交檔管人員。
 (三) 檔管人員未經核准,不得對機密文書檔案逕行拆封。


十一、機密文書等級之變更及解密程序: 
   (一) 承辦人如需變更機密等級,應主動簽報「機密文書機密等級變換
        或註銷處理意見表」及「機密文書機密等級變換或註銷建議單」
        。
   (二) 經核定變更原機密等級或解密案件,承辦人應簽報「機密文書機
        密等級變換或註銷通知單」,並函知相關單位。
   (三) 保管單位應立即辦理機密等級變更或解密標示等相關手續。
        1.應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去,並於
          明顯之處浮貼已列明資料經承辦人簽章之紀錄單。
        2.建議其他機關變更機密等級或解密者,於獲得答復同意後,應
          依照前項程序辦理。


十二、機密文書之保管:
   (一) 機密案件不得攜出辦公處所,其有攜離必要者,需經署長或其授
        權單位核准。
   (二) 機密文書之儲存,應與一般檔案隔離,並依機密等級分別保管,
        惟均不予掃描存檔。機密案件一經解密後,應照普通案件放置保
        管。非經解密者,不得銷毀,解密後,其銷毀方式,須依檔案法
        及相關規定辦理。
   (三) 保管機密文書人員調職時,應將所保管之機密文書,逐項點交單
        位主管或指定之接管人員,並列冊呈報備查。


十三、其他未盡事宜,悉依相關規定處理機密文書。


十四、本作業要點,奉 署長核定後實施,修正時亦同。