跳到主要內容區塊

主管法規查詢系統

:::

法規內容

法規名稱: 行政院農業委員會農糧署檔案管理作業須知
公發布日: 民國 93 年 05 月 19 日
修正日期: 民國 95 年 08 月 11 日
發文字號: 農糧秘字第0951014709號
法規體系: 農糧
法規功能按鈕區
一、行政院農業委員會農糧署(以下簡稱本署)為檔案管理需要,加強檔
    案管理效能,特訂定本須知。


二、本署發文案件由文書單位於發文後,每日逐案彙齊,並列印發文歸檔
    清單,送檔案管理單位點收;收文存查案件則由各業務承辦單位每日
    逐案彙齊,列印存查歸檔清單一式二份,送檔案管理單位點收後,一
    份留存,另一份退回承辦單位備查。其有特殊情形不克於當日歸檔者
    ,至遲應於五日內併同歸檔清單送交檔案管理單位辦理歸檔。


三、發文案件及收文存查案件,未於規定期限內歸檔者,公文稽催單位應
    定期簽請權責長官核定後,辦理歸檔案件入庫。


四、歸檔案件以原件為原則,未以原件歸檔者,應由業務承辦單位簽註原
    件去向或無法以原件歸檔原因,經權責長官核准後,方得辦理歸檔;
    有附件者,數量每一種以一份為限,歸檔附件以隨文裝訂為原則,如
    遇過量不便裝訂時,檔案管理單位得另行存置,檔案管理人員應在附
    件上註明檔案文號、分類號、保存年限及附件序號,並在原文附件欄
    內註明附件存放序號,並於原檔案卷目次表註明媒體型式、數量及附
    件存放位置。


五、檔案管理人員對下列不符合歸檔範圍之物品,應退回承辦單位:
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品
      。
(四)其他易變質而不適長期保存之物品。


六、歸檔案件,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼:
(一)依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序於各頁右
      下角編寫頁碼。但文件係雙面書寫或列印者,其背面頁碼應於左下
      角為之。
(二)附件頁碼之編寫,除書籍型式或難以隨文裝訂者外,應併同其本文
      連續為之。


七、機密檔案歸檔前,業務承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封,並確
    實填寫封套上各項目之內容。機密檔案專用封套上應記載之項目包括
    :單位名稱、裝封年月日、收發文字號、案由或案名、年度、分類號
    、頁數、件數、附件數、案件辦理起迄時間、保存年限、機密等級、
    保密期限、解密條件等事項及於封面承辦人欄內及封口處簽章,並經
    單位主管簽核後送交檔案管理單位辦理歸檔。


八、檔案管理人員於確認機密檔案歸檔無誤後,應於歸檔清單及機密檔案
    專用封套加蓋點收章備查。


九、檔案管理人員辦理點收作業,應以件為單位,經確認無誤後,於歸檔
    清單上註記點收日期並加蓋點收章備查。


十、歸檔案件有下列情形無法點收者,檔案管理人員應填註原因退回文書
    單位或業務承辦單位補正後,重新歸檔:
(一)分類號與保存年限不一致。
(二)未填列分類號或保存年限。
(三)分類號填註錯誤。
(四)業務承辦單位送出時電腦登錄錯誤。
(五)機密檔案未以專用封套密封。
(六)機密檔案專用封套封口未加蓋印章、職名章或簽名者。
(七)機密檔案專用封套封面應填註項目填註不完整。
(八)附件不全。


十一、檔案之保存年限應依業務性質及參考價值,區分為永久保存或定期
      保存。


十二、檔案如無專屬類目可予歸屬時,視其性質應新增檔案分類暨保存年
      限區分表,由承辦業務單位逕送檔案管理單位報請行政院農業委員
      會(以下簡稱農委會)轉檔案管理局核定。


十三、本署依「機關檔案保存年限及銷毀辦法」第五條之規定訂定本署「
      檔案分類暨保存年限區分表」(以下簡稱檔案區分表),經簽奉一
      級長官核准,並依檔案法施行細則第十條第一項函陳農委會轉送檔
      案管理局審核後施行。各單位歸檔案件,均應由承辦人員依檔案區
      分表對照填列檔案分類號及保存年限。


十四、檔案區分表應至少每十年檢討一次,並得視本署組織、業務或檔案
      保存年限等項之更動情形,彙整相關註記資料,作為修正之依據。


十五、檔案管理人員應就檔案之內容及性質,依機關檔案編目規範著錄整
      理後,製成檔案目錄。


十六、檔案經整理、立卷後,依檔號大小順序,小者在左,大者在右,由
      左至右,由上至下直立排列上架。


十七、機密檔案應與一般檔案分別存放,複製品之存放亦同,並以機密箱
      櫃儲存。


十八、非檔案管理人員未經許可,不得擅自進出檔案保管場所。


十九、檔案庫房應設置防盜門禁、監視、消防安全、空調及除溼設備,且
      定期施以消毒,經常保持環境清潔。


二十、檔案庫房內禁止吸煙、飲食、儲存食物或植養生物並嚴禁一切易燃
      、易爆及危險物品。


二十一、借調或調用檔案者得先自行查詢文號及檔號等相關檔案紀錄,確
        認其借調檔案範圍後,依調案申請程序辦理調案。


二十二、借調檔案以與承辦業務有關者為限;因業務需要,借調非主管案
        件時,應送會原承辦業務主管同意或簽請本署權責長官核准。


二十三、他機關借調或依法有權調閱檔案者,應備函提出申請,並經本署
        相關承辦單位簽請權責長官核准後,依本署調案程序辦理。


二十四、借調檔案以案件或案卷為單位,得於設定權限內採線上調閱方式
        辦理,或由調案人填具調案單,載明以下事項,經依規定程序簽
        奉核准後,送檔案管理單位調案:
    (一)調案人姓名及單位
    (二)文號
    (三)案由或案名
    (四)調案申請日期
    (五)調案理由


二十五、檔案經掃描儲存成電子檔者,借調時應優先使用,非有必要,應
        避免使用檔案原件。


二十六、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得有遺失、轉借、轉抄或有拆
        散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞或變更
        檔案內容之情事。


二十七、借調或調用之檔案應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用,應
        提出展期申請,並經單位主管或本署權責長官核准,知會檔案管
        理單位後,始得為之。前項展期次數以三次為限;展期次數超過
        三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調
        。


二十八、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催,經洽催
        三次仍不歸還時,應簽請機關權責長官處理。


二十九、機關人員調、離職時,如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。


三十、  機密檔案借出時應由調案人簽收,並外加封套密封後加蓋檔案密
        封章。


三十一、借調檔案期限之計算,以調案領取日翌日起算,一般檔案期限十
        五日、機密檔案期限七日為「應歸還日期」並將其註記於調案單
        ;他機關(單位)借調機關檔案之借期則依公函註明期間為準。


三十二、調案人歸還機密檔案時,檔案管理人員應當場拆除外封套,確認
        內封套是否依規定密封,如未密封,應即通知調案人改善,同時
        檢視內封套上應記載事項是否填具,以確保該檔案之完整性。


三十三、業務承辦單位應依規定主動辦理機密檔案機密等級之變更或解密
        事宜。檔案管理單位應定期清查機密檔案;清查時,得請業務承
        辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。


三十四、機密檔案一經解密,依一般檔案管理。


三十五、巳屆滿保存年限之機密檔案,於銷毀前應先完成解密程序。


三十六、檔案管理單位應就所保管檔案,每年至少進行一次檔案清查作業
        ,以利辦理後續銷毀、移轉或為其他必要處理。


三十七、檔案清查完畢,應依清查結果作成檔案清查報告書,並檢附「檔
        案盤點清單」等附件,陳報長官核閱。


三十八、檔案管理單位應就每年清查完成巳屆保存年限檔案,依檔案管理
        局規定之格式製作檔案銷毀目錄送會相關業務單位表示意見,各
        單位認有延長保存年限之必要者,應簽註延長年限及具體理由,
        並送權責長官核准後憑辦,餘由檔案管理單位據以制定檔案銷毀
        計畫及檔案銷毀目錄,函陳農委會轉送檔案管理局審核後執行銷
        毀。


三十九、檔案管理單位應就每年清查完成之檔案,整理屆臨移轉年限之永
        久保存檔案,檔案移轉以案卷為單位,其移轉期限之計算,以案
        卷內文件產生之日最晚者為準;凡屆滿二十五年者,應於次年移
        轉檔案管理局管理。


四十、本署應定期或不定期對本署所屬機關檔案管理單位實施業務訪查或
      召開研討會,就檔案管理溝通觀念與統一作法。


四十一、本須知僅適用於本署,本署所屬機關得依其特性,參照本須知另
        訂檔案管理作業規定,並將該規定函報本署送請農委會轉檔案管
        理局備查。


四十二、本作業須知如有未規定事項,依檔案法暨其子法規定處理。


四十三、本作業須知應配合檔案法及其相關子法之修正適時檢討,必要時
        ,得依實際需要隨時修正之。